m_d_n (m_d_n) wrote in rabota_psy,
m_d_n
m_d_n
rabota_psy

Что такое contact-report

Прочла сегодня на Телеграм-канале https://t.me/hi_context
Делюсь )

Что такое контакт-репорт?

Это внутренняя гайка коммуникационных процессов западного образца.



Контакт-репорт - это не то же самое, что отчет о встрече, потому что он живет в другой среде. Суть у этих двух документов одинаковая, но процесс создания разный.


Цель контакт-репорта — зафиксировать договоренности, и поэтому он состоит из трех колонок: что делается, кто делает и к какому сроку.

И здесь начинается сложная внутренняя суть этого документа. Посмотрим, откуда она берется.

Нормальная западная компания желает получить от сотрудника все, что он в состоянии ей дать. Все его полезные мысли, идеи и опасения. Железное правило для каждого присутствующего на встрече — что-нибудь гавкнуть. В соответствии с позицией внутри компании позволено гавкнуть определенное количество раз. Формулируется правило так: «Если вы сидите за столов переговоров, значит, кто-то из вышестоящих пожелал вас там видеть». В этот момент возникает много словесного мусора, потому что люди не всегда предлагают оптимальные решения. Несмотря на то, что положено высказываться от нижестоящего к вышестоящему, чтобы люди не боялись противоречить начальству, мнение начальства не является решающим. Более того, если встреча затянулась, не удается качественно подвести итоги.

У меня в свое время были большие сложности с пониманием этого явления. Настолько большие, что моему начальнику приходилось толкать меня ногой, чтобы я успевала вовремя вставить свои пять копеек. Я долго не понимала, как можно высказываться по вопросам, о которых я еще не составила всестороннего мнения. Со временем это прошло, я и знаю больше, и в в состоянии пользоваться усеченным мнением на базе первых впечатлений.

Человек, который пишет контакт-репорт, должен полностью представлять себе будущее развитие сюжета. От того, что он зафиксирует в контакт-репорте, зависит жизнь проекта и отношения в команде. Его задача — внести туда только то, что будет для проекта хорошо, и вынести то, что для проекта плохо. В этот момент ему позволено вычистить тот самый словесный мусор, который возник по техническим причинам. Например, идею о том, что логотип должен быть представлен в 18 цветах, нужно убить. Более того, от автора контакт-репорта ожидается именно это: формулировка внятных договоренностей, учет полезных мнений и фиксирование реальных сроков. Когда это сделано, контакт-репорт высылается всем участникам, чтобы они подтвердили договоренности. Если кто-то считает, что упущено нечто важное, самое время об этом сказать.

К сожалению, не все участники понимают правила игры, и некоторые думают, что они должны не только высказать свое мнение, но и проследить, чтобы оно воплотилось в жизнь. Далеко не всегда нужно так поступать. Тот, кто не умеет определять, когда можно настаивать, а когда нет, вылетает из системы довольно быстро. Тем не менее, пока такие люди не вышли из процесса, они создают большие сложности и превращают контакт-репорты в помойку. Это плохо, таких ситуаций нужно избегать.

Когда контакт-репорт утвержден, им пользуются как напоминалкой при дальнейших действиях.

Еще раз подчеркну, что это не то же самое, что протокол встречи (там фиксируется все), отчет о встрече (там фиксируются нужные действия, но не проводится сложная фильтрация, потому что и так ясно, кто главный), не протокол о намерениях (это вообще юридический документ). Это внутренняя гайка коммуникационных процессов западного образца.
Tags: задумчиво
Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    Comments allowed for members only

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

  • 11 comments